Wybór administratora

Początkiem optymalizacji kosztów jest sprawdzenie cen rynkowych na dany rodzaj usługi. Można tego dokonać, zbierając kilka ofert od firm zarządzających, uprzednio przygotowując precyzyjne zapytanie ofertowe – tylko takie zagwarantuje, że spływające oferty będą wiarygodne i porównywalne. Potencjalny zarządca powinien jasno określić, jakie usługi oferuje i jakiego wynagrodzenia za to się spodziewa (stawka wyrażona najczęściej w zł/mkw.). Wspólnota powinna także się upewnić, że oferent ma wystarczającą wiedzę o przedmiotowej nieruchomości i proponowana stawka uwzględnia specyfikę obiektu, a nie jest po prostu wzięta ze sztywnego cennika. Warto wspomnieć, że w koszcie zarządzania wspólnotą zwykle uwzględnia się koszt prowadzenia rachunkowości wspólnoty, natomiast czasami zarządcy lub tzw. administratorzy (bez licencji) żądają dodatkowego wynagrodzenia np. za przejęcie nieruchomości lub zorganizowanie i obsługę zebrania rocznego. Jeśli wspólnota nie wpisze takich usług do zapytania ofertowego, może się okazać, że oferta, która na pierwszy rzut oka wydawała się finansowo najbardziej atrakcyjna, w praktyce okazuje się dużo droższa od innych.

Utrzymanie i konserwacja instalacji i urządzeń

Wspólnoty mieszkaniowe często chcą obniżać koszty, rezygnując ze stałej obsługi technicznej i decydują się na umowę, w której przewidziane są jedynie przyjazdy interwencyjne w sytuacjach awaryjnych. To działanie krótkowzroczne, bo doprowadzenie do sytuacji awaryjnej generuje znacznie wyższe koszty. Na przykład brak bieżących przeglądów instalacji sanitarnych może powodować pęknięcia rur i zalania, a zbyt rzadka konserwacja instalacji domofonowej może w efekcie doprowadzić do wymiany całej sieci. Koszty utrzymania instalacji można zoptymalizować przez precyzyjne ustalenie zakresu obowiązków oraz harmonogramu przeglądów. Zdarza się, że wspólnota zatrudnia oddzielnego specjalistę do każdej instalacji, co w większości przypadków podnosi koszty i komplikuje zarządzanie. Najbardziej korzystne wydaje się podpisanie umowy z jedną firmą, która ma faktyczną zdolność kompleksowej obsługi technicznej nieruchomości. Firmie takiej łatwiej zatrudnić i właściwie wykorzystać wykwalifikowanych fachowców od każdej instalacji, tj. hydraulików, elektryków czy specjalistów do instalacji niskoprądowych (telewizja przemysłowa, instalacje domofonowe). Firmy zewnętrzne nie tylko dysponują odpowiednim zapleczem technicznym, ale mogą również dostarczać części i materiały w niższych cenach, jako że są w stanie wynegocjować lepsze warunki zakupów z indywidualnymi dostawcami i hurtowniami. Jeżeli takie zakupy chcemy powierzyć firmie zajmującej się obsługą techniczną, warto zobowiązać ją do zebrania kilku ofert przed dokonaniem każdego zakupu.

Wywóz śmieci

Aby zoptymalizować koszty wywozu śmieci, także tu należy przeanalizować oferty kilku firm. Ponadto wspólnota może zadbać o zorganizowanie selektywnej zbiórki odpadów, np. poprzez akcje zbiórki makulatury i wywożenie jej do punktów skupu. Inny problem to wywóz odpadów wielkogabarytowych. Niestety, nagminne jest porzucanie starych mebli i urządzeń, a także odpadów po remontach w miejscach składowania odpadów komunalnych. Aby kosztów utylizacji nie ponosiła cała wspólnota, można wprowadzić w regulaminie zapis, że właściciel, który wykonuje remont, jest zobowiązany do zorganizowania wywozu gruzu i odpadów na własny koszt. Poza tym zarząd wspólnoty może organizować cykliczną zbiórkę odpadów wielkogabarytowych i ustalić, że np. dwa razy w roku wszystkim mieszkańcom zostanie bezpłatnie udostępniony kontener na tego typu śmieci. Jeśli akcja będzie prowadzona regularnie, z czasem mieszkańcy przyzwyczają się, że co 6 miesięcy mogą pozbyć się uciążliwych sprzętów i będą korzystać z okazji do zrobienia porządków na strychach czy w piwnicach. Dobrze jest również podpisać stosowne umowy z firmami specjalizującymi się w utylizacji starych urządzeń RTV czy AGD, które je bezpłatnie odbiorą. Do tego typu działań jest oczywiście konieczna dyscyplina mieszkańców wspólnoty.

Utrzymanie czystości

Kolejny znaczący koszt to sprzątanie nieruchomości i utrzymanie terenów zielonych. Także w tym przypadku można zatrudnić jedną firmę, która wykona prace kompleksowo, ale praktykuje się także oddzielanie usług sprzątania od utrzymania terenów zielonych. Zazwyczaj zatrudnianie jednej firmy jest bardziej korzystne, o ile dysponuje ona odpowiednim personelem i sprzętem, a także jeśli oferuje usługi w pakiecie. W umowie warto zwrócić uwagę na zapisy precyzujące, kto i według jakich zasad będzie decydował o zakupach, których lista jest bardzo długa – są na niej m.in. wszelkie środki chemiczne do utrzymania czystości, a także rośliny i nawozy dla nich. Ważne jest, jak będzie prowadzony serwis zimowy (w tym zakup soli i piasku) i inne specjalistyczne prace, jak przycinanie czy nawadnianie zieleni, a także mycie okien. Lepiej, jeśli w ofertach ceny zakupów wszelkich materiałów są przedstawiane oddzielnie, nie w formie ryczałtu, jako że wówczas można efektywniej kontrolować wydatki. Można także zobowiązać firmę sprzątającą, aby przed zakupem przedstawiła oferty kilku sklepów czy hurtowni. Tegoroczna zima pokazała, że nawet najlepiej skonstruowany plan finansowy może wziąć w łeb przez obfite opady śniegu i silny mróz, dlatego warto już teraz ustalić z firmą sprzątającą stawki za usuwanie śniegu i lodu, a z firmą alpinistyczną – warunki usuwania sopli i śniegu z dachów. Jeśli warunki atmosferyczne w zimie są wyjątkowo niekorzystne, ceny idą w górę, a terminy wykonywania usług znacznie się wydłużają – cierpi na tym i budżet wspólnoty, i bezpieczeństwo jej członków.

Źródło: www.wm.info.pl